[Фастпринт]

Тестируем новую систему логистики макетов.

1. Ничему никого не учим, не предлагаем, не рекламируем и не продаем.
2. Будем очень признательны за критику и табуретки.



Необходимость внимательно изучить вопрос логистики макетов была выявлена при анализе рабочего дня менеджеров. Выяснилось, что 15 до 25% не дешевого рабочего времени менеджера тратится на получение, контроль и логистику внутри компании клиентских макетов.
Это происходит потому, что процесс получения макетов у нас не стандартизирован и макеты заходят самыми разными способами — через ФТП, почту, файлообменники, гугло-диски, флешки, си-ди и дискеты :)
То есть менеджер должен потратить время:
- что бы договориться с клиентом как, куда и когда он получит макет,
- проконтролировать получение,
- выкачать макет,
- открыть его и первично проверить на соответствие заказу,
- передать макет и расчет в препресс с заданием на проверку соответствия расчету и тех.стандартам,
- получить информацию от препресс об отсутствии\наличие проблем с макетом,
- в случае проблем сообщить клиенту и начать переговоры о исправлении макета\переносе сроков\ и т.д.
- каким то образом все объяснить и любым способом добиться исправления макета,
- получить исправленный макет и начать всю процедуру с начала :(

У нас при этом неизбежно возникали проблемы с «трудными» клиентами и их талантливыми дизайнерами. И так же неизбежно возникало напряжение между менеджерами и операторами проверки. Конечно, при такой организации процесса и таких временных затратах, каждому менеджеру нужно скорее и без очереди. И еще некогда ничего утверждать и согласовывать с клиентом - «авось, так сойдет».
Учитывая, что мы обрабатываем сотни заказов — все это реально стало проблемой.

Поэтому мы внедряем вот такую систему логистики и администрирования макетов — в случае он-лайн заказа макет прикрепляется к расчету прямо на сайте при оформлении заказа и тут никаких проблем нет.
В случае, если заказ заводится менеджером «руками», то клиент получает номер заказа и инструкцию, что он может отправить нам макет единственным способом — через кнопку «отправить макет» на нашем сайте. При нажатии на эту кнопку клиент попадает на страницу где он может проверить\исправить макет прямо на сайте (для листовой продукции) и отправить его нам указав номер заказа, или отправить макет без проверки.
Если макет идет через систему проверки - то он попадает прямо на верстку. Если «мимо проверки», то идентифицированный макет попадает в специальным образом настроенный аккаунт препресса и там «встречается» с техническим заданием на заказ — и попадает на «ручную» проверку . Одновременно информируя менеджера о получении макета. В случае проблем с макетом при «ручной» проверке автоматически генерится письмо с списком ошибок и отправляется клиенту с предложением их исправить и повторить процедуру отправки нам исправленного макета.

Таким образом нам почти удалось исключить менеджера из операции по логистике и администрированию макетов. По итогу опытной эксплуатации системы количество контактов (писем и звонков) менеджеров с клиентом по уже заведенным заказам сократилось на 2 контакта. Скорость прохождения макетов до производства ускорилась как бы не вдвое, а у манагеров увеличилось количество исходящих контактов и расчетов на 7%.
И еще - в офисе стало значительно тише :)

Но часть проблемы осталась — некоторые обмороки все равно отказываются пользоваться этой замечательной фичой и по прежнему носят нам макеты на трехдюймовых дискетах :(, поэтому, хочется окончательно верифицировать логику сервиса и проверить его нативность, удобство и понятность для клиента.

Посмотреть, как все это работает можно на сайте Fastprint.info кнопка «проверка и загрузка макета».



С уважением,
Фастпринт