[Coordinator]

Доброго времени суток! Возник вопрос такого рода:
Делаем флексоформы цифровым способом.Понятное дело есть допечатный отдел, в который входят дизайнеры (а также дизайнеры-удалёнщики). Вопрос в том как организовать хранение файлов (как от заказчиков так и файлов на вывод).
Сейчас это организовано на внутреннем сервере. Структура хранения проста Заказчику соответствует его папка в которой есть подпапки разбитые по типу файлов: инфо от клиента, файлы на вывод и так далее.
Часто появляется необходимость сделать какое-то задание дизайнеру-удалёнщику (создание листа согласования, внесение изменений). Для этого ему нужны исходные файлы.
И вот тогда возникает неразбериха, потому что нужно менеджеру по продажам передавать нужные файлы. Но в силу своей не компетенции могут быть отосланы не те файлы и менеджер тратит на это большое количество времени.
Предоставление общего доступа дизайнерам-удалёнщикам не обсуждается по ряду объективных причин.
Поделитесь опытом как это устроено у Вас?

[RPavel]

Вот читайте, что Вы пишите:

Сообщение от Coordinator

...нужно менеджеру по продажам передавать нужные файлы. Но в силу своей не компетенции могут быть отосланы не те файлы и менеджер тратит на это большое количество времени.

В силу чьей некомпетенции? Менеджера?
То есть получается, что менеджер, в силу своей некомпетенции, тратит большое количество времени на выполнение простой работы.

Или как то по другому?

[RPavel]

Да, а структуру хранения надо сделать еще проще, но для этого ввести сквозную нумерацию заказов.
Каждому входящему заказу присваивается свой номер, и вся информация хранится в папке с эти номером. Там, внутри каждой такой папки, будут разделы с входящими файлами по версиям, с рабочими (тоже с промежуточными версиями) и с финальными выводными. Туда же и переписку с заказчиком со всеми правками, и остальной информацией по этому конкретному заказу.
Этот же номер должен быть и в накладных и в тех.картах в цех и вообще во всей документации и в почтовой переписке. И в конце концов он должен стоять на опорках форм.
Если в заказ вносятся изменения, после того как был отпечатан, то присваивается новый номер со ссылкой на предыдущий.

[Sidex]

ИМХО хранить "по заказчику" удобно менеджеру, а не препрессеру. Часто менеджер устраивает в разделе "заказчик" такой бардак, в котором никто кроме него не разберется. Поэтому если заказчик размещает заказ, то по номеру заказа или номеру дизайна, привязанному к заказу, создается папка на сервере отдела препресс, куда, допустим, в папку incoming менеджер сбрасывает присланные исходные файлы. А препресс и фриланс получает к ней доступ. А вот "те или не те" файлы выложит менеджер - это зависит от его квалификации. Если поток файлов большой, то организуют некое промежуточное звено в виде дизайн-координатора или менеджера-координатора, который занимается систематизацией приходящих файлов. В конце концов задача менеджера увеличивать продажи, а не проверять в какой версии иллюстратора прислан исходник.

[Олег Ковальчук]

Сообщение от RPavel

...В силу чьей некомпетенции? Менеджера? ...

Да, Павел. К сожалению это реальность. При чем зачастую у них еще корона на голове.
В остальном я полностью согласен. И в переписке с клиентом обязательно с названием указывать номер дизайна. И все версии и переделки необходимо сохранять. Бывает вариант отката, а переделывать по новой, а это уже гарантия несоответствия.

[RPavel]

Сообщение от Олег Ковальчук

Да, Павел. К сожалению это реальность. При чем зачастую у них еще корона на голове.

Да я не удивлен ни капли.
Причем как специалист он может быть прекрасный, но в организации файлов царит адский бардак. Причем это даже не бардак, а некая только ему понятная логика. И это в равной мере касается и препресников.
Но в случае коллективной работы, собственные пристрастия побоку, без каких либо поблажек. Надо устанавливать жесткую дисциплину, с соответствующими дисициплинарными мерами устрашения.

[Coordinator]

Полностью согласен по поводу менеджеров по продажам. Спасибо за совет по поводу отдельного человека дизайнера-координатора. А в целом действительно весь бардак в препрессе создают не только менеджеры, но и сами дизайнеры. Будем разбираться.